Il dipartimento HR è il primo e l’ultimo dipartimento che entra in contatto con i dipendenti prima e dopo il loro ingresso nell’organizzazione. Si assicurano che l’organizzazione recluti i dipendenti più appropriati per l’organizzazione. Sono lì per soddisfare tutte le esigenze e i dubbi dei dipendenti.
Nel fare questo, a volte a causa di un errore umano, alcune domande passano inosservate. In tal caso il dipendente che ha avuto il problema si sentirà ignorato e si comincerà a sviluppare la sensazione che l’organizzazione non si prende cura di nessuno. Questi pensieri possono avere un impatto sulla reputazione di un’azienda in generale.
Diventa ancora più difficile quando le aziende iniziano a lavorare da casa. Per superare questi scenari e per salvare l’immagine delle aziende da questa situazione, la soluzione è un sistema di ticketing HR Helpdesk. Funzionano proprio come gli altri sistemi di ticketing, ma sono ricchi di caratteristiche relative alle risorse umane. Queste funzionalità risultano essere così vantaggiose per l’azienda che influenzano la crescita complessiva dell’intera organizzazione.
Inserimento dei dipendenti che lavorano in remoto
Il primo giorno in ufficio è sempre speciale per un nuovo arrivato. L’orientamento delle risorse umane, l’incontro con i nuovi colleghi, la nuova scrivania, il nuovo dispositivo informatico, quasi nessun compito. Ma dopo il Covid-19, le cose sono cambiate. Sempre più lavori stanno diventando remoti e da qualche parte questa sensazione del primo giorno si sta perdendo. Inoltre, si sta aggiungendo la responsabilità di HR di farli sentire i benvenuti anche da lontano.
Questo è il momento in cui l’helpdesk può aiutare le HR. L’helpdesk HR può semplificare tutti i processi di onboarding del nuovo dipendente. Dall’assicurarsi che abbia ricevuto il dispositivo giusto a casa sua all’impostazione degli account di posta elettronica, tutto può essere gestito senza problemi dall’helpdesk HR. Così, i nuovi arrivati avranno un’esperienza personalizzata che li farà sentire benvenuti e ottimisti nei confronti dell’azienda.
Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti
Se vuoi che i tuoi dipendenti rimangano nell’organizzazione, è dovere delle risorse umane assicurarsi che le richieste dei dipendenti siano ascoltate e risolte in tempo. In caso contrario, questo può generare un’atmosfera negativa. Diamo un’occhiata ad alcuni scenari che possono far riconsiderare ai dipendenti fedeli la loro decisione di rimanere in azienda.
Per esempio, tutti i dipendenti dell’azienda hanno ricevuto il loro stipendio il 5° giorno. Il salario del dipendente X era inferiore a quello che avrebbe dovuto ricevere. Così, per questo motivo ha contattato le risorse umane per capire cosa stesse succedendo. Sono passati un paio di giorni e non c’è stata alcuna risposta dalle risorse umane. Il dipendente X stava aspettando la risposta delle Risorse Umane. Questo gli ha fatto pensare che nessuno si interessasse della sua situazione. Quando dopo qualche giorno X chiede di nuovo, viene a sapere che l’HR ha casualmente ignorato la cosa.
L’altro esempio è il dipendente B. Ha fatto richiesta di ferie per una vacanza e voleva l’approvazione della richiesta stessa. B ha continuato ad aspettare perché voleva prenotare i biglietti. Dopo una settimana si è reso conto che la richiesta di congedo era stata per sbaglio ignorata.
Questi scenari accadono quotidianamente nelle grandi aziende. Queste situazioni possono contribuire all’immagine negativa dell’azienda, perché i dipendenti entrano nelle aziende vedendo i vantaggi che offrono ai dipendenti.
Per colmare queste lacune di comunicazione e per assicurarsi che nessuna richiesta sia trascurata dal lato HR, l’helpdesk è la soluzione giusta. Un helpdesk ha un sistema automatizzato che è di facile accesso da entrambe le parti. Inoltre, le notifiche ricordano alle risorse umane se il problema non viene risolto.
Migliora la produttività del dipartimento HR
Il dipartimento delle risorse umane è la spina dorsale dell’azienda. Il loro modo di lavorare è fondamentale per l’azienda. Devono essere efficienti in modo da poter gestire la scalabilità senza influenzare le operazioni. Fare le cose alla vecchia maniera con le mail non funzionerà.
Su base giornaliera, HR riceve un sacco di richieste dai dipendenti proprio come i call center. La maggior parte di esse sono legate alle ferie, ai benefici, allo stipendio e alle politiche sanitarie e assicurative. Oltre a queste, ci sono domande che richiedono un’attenzione particolare e che potrebbero richiedere più tempo per essere risolte. Qui, l’helpdesk instraderà automaticamente i ticket in arrivo al funzionario che può al momento rispondere alle domande.
Così, un sistema centralizzato incorporerà vari canali come email, chiamate o chat in diretta per una facile interazione con i dipendenti. L’altro aspetto da aggiungere è una base di conoscenza. Questo aiuterà i dipendenti a ottenere risposte alle domande comuni dalle FAQ e altri contenuti utili. Tutti questi elementi insieme solleveranno l’HR dal rispondere alle stesse domande e gli permetteranno di concentrarsi sulle domande importanti che richiedono una maggiore attenzione. Quindi, in questo modo l’helpdesk è lo strumento che può essere utilizzato per migliorare la produttività dei dipendenti in modo che la spina dorsale della società rimanga forte.
Report e analisi dei dipendenti e dell’organizzazione
Un helpdesk HR fornisce i report e le informazioni che mostrano come stanno andando tutti i processi nell’azienda. Inoltre, è un modo eccellente per pianificare le cose come il processo di reclutamento e migliorare il coinvolgimento dei dipendenti per prendere decisioni più guidate dai dati che possono fornire benefici a lungo termine per l’organizzazione.
Sappiamo tutti che prevenire è meglio che curare. Per un’organizzazione, è importante identificare i problemi già nella fase iniziale in modo che non causino danni. Con questi moderni metodi di segnalazione, avrete il tempo reale per intraprendere azioni immediate.
L’altro vantaggio di questi report è quello di tenere d’occhio le prestazioni dei dipendenti. Pertanto, le aziende possono utilizzare questi report sulle prestazioni durante la valutazione del dipendente.
Conclusione
Il software di gestione HR helpdesk migliora la produttività del dipartimento HR, genera report guidati dai dati, facilita il processo di inserimento dei nuovi dipendenti e assicura anche il miglioramento del coinvolgimento dei dipendenti già assunti. Le aziende devono pensare di sfruttare l’help desk delle risorse umane, se non lo fanno già. Il miglioramento di tutti i sistemi aiuterà l’organizzazione a costruire il valore del marchio che è indispensabile per la crescita.