Newsletter software o piattaforma in cloud: cosa scegliere

Il mercato del newsletter marketing offre numerosissimi strumenti professionali per la creazione e l’invio delle email. Alla pagina Newsletter – i migliori software sono elencate recensioni e valutazioni, dove è possibile trovare una soluzione per tutte le esigenze e i budget. In termini generali, tuttavia, sono due le categorie tra cui scegliere: email software desktop (cioè installati sul computer) e piattaforma cloud. Vediamoli in dettaglio.

Il software desktop

Il software per newsletter si scarica e si installa sul computer, inserendosi nel più classico ambiente Windows (o macOS) caratterizzato dalle icone. Il programma lavora offline, necessitando del collegamento a internet solo al momento di inviare le email.

Vantaggi

  • È possibile lavorare a velocità uniforme, secondo le caratteristiche tecniche del proprio hardware;
  • Un email software è sicuro, nel senso che non è soggetto al rischio di furto delle informazioni a cui sono esposti i dati contenuti nei server. Si tratta comunque di un’eventualità particolarmente remota;
  • La copia del software è strettamente personale, ha una chiave di licenza e può essere usata solo da chi lavora con il computer in cui il programma è stato installato.

Svantaggi

  • Tutto il materiale multimediale necessario per le newsletter viene salvato sul computer e questo, alla lunga, può rappresentare un onere per il sistema;
  • I dati salvati su computer non sono al sicuro, nella misura in cui andrebbero persi in caso di furto o guasto grave alla macchina;
  • Non sempre i software desktop per newsletter sono disponibili sia per il sistema operativo Windows che per macOS. Soprattutto nel secondo caso la scelta del software si restringe.

Il servizio cloud

Con un servizio cloud ogni parte del lavoro avviene online, attraverso il login nella piattaforma a cui si è iscritti. Tutti i contenuti sono immagazzinati in un server che è di proprietà di terze parti. Questo servizio si chiama “hosting”.

Vantaggi

  • Quando si acquista uno spazio sul cloud (in questo caso come parte di un piano di email marketing), si dispone anche di un luogo virtuale in cui immagazzinare materiale, come video e immagini. Questo spazio può essere più o meno ampio a seconda del servizio scelto;
  • Diversi newsletter tool offrono prodotti “all in one”. Con essi è possibile non solo creare le email e gestire i contatti, ma anche usufruire di servizi di automazione (per esempio, inviare i messaggi di benvenuto ai nuovi iscritti e altri messaggi routinari), consultare le statistiche delle campagne di marketing in tempo reale e integrare un form di iscrizione all’interno del proprio sito web;
  • La continuità operativa del server è una responsabilità del provider, che generalmente garantisce assistenza in caso di inconvenienti;
  • Il servizio assistenza di una piattaforma in cloud può lavorare direttamente sui problemi segnalati, intervenendo talvolta al posto dell’utente;
  • Condividere il proprio lavoro con collaboratori e colleghi è semplice, basta accedere alla piattaforma con le stesse credenziali. È normale che un’azienda acquisti un solo account di un servizio di email marketing e lo renda disponibile a tutti coloro che lavorano nella comunicazione.

Svantaggi

  • I problemi e l’instabilità di una connessione internet influiscono direttamente sulle prestazioni di un servizio cloud;
  • A seconda del servizio acquistato, determinati standard di sicurezza o un backup frequente dei dati potrebbero non essere compresi. Spetta all’utente scegliere un pacchetto che includa gli elementi che ritiene importanti;
  • Il costo, distribuito nel tempo, è maggiore rispetto a un newsletter software, il quale prevede un pagamento una tantum.

Perché è importante inviare la newsletter

Perché è importante inviare la newsletter

Inviare la newsletter non è una prerogativa di grandi imprese con un budget che permette di assumere personale dedicato. Il mercato del web mette oggi a disposizione strumenti che permettono a chiunque di preparare belle email e inviarle in sicurezza. Per saperne di più puoi leggere il post Campagne email marketing: piattaforme e strategie.

Il settore del retail è un classico ambito in cui inviare la newsletter può essere un modo per corteggiare i propri clienti e incuriosirne di nuovi. Infatti, neanche la clientela più affezionata dovrebbe essere data per scontata: essa rappresenta il target dei grandi nomi dell’ecommerce, da Amazon a Zalando. Queste aziende si avvalgono del passaparola e – ancora più importante – dell’invio di ricche email che inducono all’acquisto. Non c’è motivo di pensare che una determinata fascia di consumatori ne sia immune, considerando anche quanto è diffusa la pratica di acquistare online anche per conto di parenti, amici e colleghi.

Questo punto di vista potrebbe essere rigettato con la motivazione che disturbare i consumatori con le email non sia una buona idea. Questo però è sbagliato, essenzialmente perché, con un po’ di cura, la newsletter può essere un prodotto appariscente e informativo. Inoltre, disiscriversi è un processo praticamente istantaneo, lungo quanto un clic.

In altre parole, i clienti potenziali e reali che si rinuncia a informare (o “disturbare”) tramite la newsletter retail saranno più suscettibili alle offerte dei giganti dell’ecommerce. Dedicare qualche ora alla progettazione e all’invio della newsletter dovrebbe quindi essere preso in considerazione da chiunque venda prodotti o servizi. Se si sceglie di non comunicare con il proprio pubblico, sarà qualcun’altro a farlo.

Newsletter con PC e con Mac

Tutte le piattaforme online sono ugualmente accessibili da macOS, Windows e ogni altro sistema operativo. L’eventuale malfunzionamento di un sito internet è infatti causato dal browser e non dal sistema installato.

I software scaricabili si dividono invece tra quelli funzionanti solo su Windows, quelli sviluppati per il Mac e quelli che mettono a disposizione entrambe le versioni. Alcuni dei newsletter software recensiti in questo sito sono disponibili anche per Mac, tra cui SendBlaster, Benchmark e Direct Mail.

Ovviamente, anche se cambia il sistema operativo, non possono variare le best practice dell’email marketing:

  • Cura dei contenuti: la pianificazione editoriale dovrebbe sempre essere progettata in funzione dell’utilità e della leggibilità;
  • Attenzione all’ottimizzazione: la newsletter dovrebbe essere leggibile su tutti i dispositivi senza problemi di visualizzazione. Esistono diversi software per la creazione di newsletter responsive al 100%;
  • Inserimento del disclaimer: l’utente tassativamente deve essere in grado di disiscriversi dalla newsletter quando vuole e nella maniera più semplice. Di regola questo avviene attraverso un link “unsubscribe” contenuto nel footer dell’email;
  • List building responsabile e pulizia delle liste: stante la legislazione contenuta nel GDPR, valida per chi opera sul mercato degli stati europei, l’inclusione in mailing list può essere ottenuta solo attraverso il consenso informato dell’interessato. In secondo luogo, rimuovere gli indirizzi email che fanno hard bounce è utile a mantenere la reputazione del mittente agli “occhi” dei provider di email.

Quale programma per newsletter scegliere

Quale programma per newsletter scegliere

Newsletter software e piattaforma di cloud sono strumenti differenti che rispondono a esigenze diverse, ma sono entrambe soluzioni ragionevoli e funzionali. I sistemi cloud dispongono oggi di strumenti di analytics interni di cui i newsletter software per desktop, a causa della loro stessa natura, non possono avvalersi.

Il software da scaricare e installare è un’ottima idea per tutti coloro che lavorano dal proprio computer personale. La piattaforma online è comoda per condividere il servizio con le persone del proprio staff che si occupano di marketing e comunicazione.

Allo stesso modo, i computer aziendali non dispongono in genere di un hardware particolarmente capace, il che aumenta la praticità del cloud. Opposto è il discorso per l’utente indipendente: se dispone di un buon computer e di spazio di archiviazione, il software non è in alcun modo limitante. Al contrario, egli potrà lavorare in qualunque posto si trovi con il proprio computer, necessitando di una connessione a internet solo per impostare e procedere con l’invio delle email.

Newsletter gratis: di cosa si parla

Tra le ricerche più popolari sul web, “newsletter gratis” è sempre molto in voga. È bene allora sapere che l’email marketing è sì il sistema più conveniente per vendere online e creare brand reputation, ma non esiste un modo efficiente per farlo in maniera gratuita, su base regolare e nei confronti di un pubblico anche mediamente numeroso.

Il mercato dei software e delle piattaforme di online marketing è molto popolato e altamente concorrenziale. Questo vuol dire che è sempre possibile trovare un’offerta tagliata sulle proprie esigenze, sia in termini tecnici che di budget. L’email è tuttora il mezzo informativo che più volentieri gli utenti del web associano agli acquisti.

È inoltre possibile reperire sul web molti template gratuiti di newsletter. Tuttavia, è lecito chiedersi se questi modelli, generalmente impostati su categorie rigide (per esempio: blog, retail, turismo, ecc.) siano opportuni di fronte alle esigenze di personalizzazione e riconoscibilità proprie di qualunque marchio.

App per gestire le newsletter

Operare con il proprio newsletter tool attraverso un app per tablet o smartphone non è opportuno. Questa soluzione è certamente possibile per i servizi in cloud, ma comporre e inviare una newsletter da un dispositivo diverso dal computer non è pensabile. Solo il PC consente una reale visione d’insieme del lavoro.

Un’app potrebbe essere al limite usata per controllare le statistiche di una campagna di email. Ma, visto che si tratta di strumenti complicati, è poco professionale fare a meno di un PC per impaginare e inviare una mail di massa. Si pensi solo all’utilità del mouse per navigare tra le finestre e per modificare e aggiungere testi.

Software per la creazione della newsletter

Un caso particolare riguarda i software professionali dedicati esclusivamente alla creazione di HTML per newsletter e non all’invio. È il caso dei programmi MailStyler, Mail Designer e altri elencati alla pagina Newsletter Template: i migliori, che consentono all’utente di creare un layout da zero attraverso un’interfaccia grafica, senza intervenire personalmente sul codice.

Il loro funzionamento è quasi interamente offline e la connessione alla rete è necessaria solo quando si procede a caricare il template sulla piattaforma scelta per inviare. Ne consegue che, se questa operazione avviene con un newsletter software per desktop, anche l’importazione del modello dell’email avviene offline.

I software per la creazione della newsletter garantiscono la massima potenza e flessibilità. Sono molto utili per creare un archivio di template altamente personalizzati e del tutto privato. La composizione avviene con la modalità drag&drop, cioè il trascinamento all’interno del layout di tutti gli elementi dell’email: header, testi, immagini, footer, icone, tasti e così via. La disposizione di ognuno, su righe e colonne, è a discrezione dell’utente. Infine, la possibilità di modificare velocemente i template per “correggere il tiro” e migliorare la newsletter è un’altra delle potenzialità di questi software.

Email analytics tramite newsletter software

La bontà di email software e piattaforme cloud non è sullo stesso livello quando si parla di strumenti di analisi delle campagne di email marketing. Ciò che può fare la differenza è, infatti, la disponibilità di tool sviluppati interni al programma. Alcune servizi si appoggiano a piattaforme esterne come Google Analytics e necessitano per questo di un settaggio manuale.

I servizi che offrono un sistema di email analytics interno devono – per essere utili – per illustrare almeno queste metriche:

  • Tasso di consegna delle email (delivery rate);
  • Tasso di apertura (open rate);
  • Tasso di click sui link contenuti nei messaggi (click rate);
  • Tasso di bounce;

Inoltre:

  • Devono essere consultabili tutti i dettagli relativi ai link che sono stati cliccati, agli indirizzi email che non hanno ricevuto l’email, al tipo di bounce (hard oppure soft);
  • Tutti questi dati devono potere essere scaricabili. L’obiettivo è essere in grado di creare un report delle performance e capire dove e come migliorare la newsletter.

L’online marketing non è infatti una scienza esatta e la soluzione giusta dipende da fattori che sono sempre suscettibili di variazioni, tra cui il tipo di pubblico, l’obiettivo dell’azione di marketing, il momento della comunicazione e l’identità del marchio.

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